Hohe Anforderungen
Städtische oder kantonale Verwaltungen unterliegen politisch bedingt ganz spezifischen Anforderungen und stehen aktuell mehr denn je grossen Herausforderungen gegenüber, was Sicherheit, Service-Orientierung und Kostendruck betrifft. Es gibt vielfältige Anforderungen und eine extrem hohe Diversität was das Kundenspektrum betrifft: Generationen / Alter, soziale Schichten, Migration und die langen Entscheidungswege die überwiegend noch hierarchisch strukturiert sind.
Bürger als Kunde
Aus vorhandenen zunehmend schrumpfenden Ressourcen muss grösstmögliche Effizienz entstehen. Politische Dimensionen bedingen häufig lange Entscheidungswege. Zunehmend werden die Bürger von den öffentlichen Einrichtungen als Kunden wahrgenommen, die Services wie Erreichbarkeit, Aufmerksamkeit, präzise und schnelle Vorgangs-Bearbeitung schätzen und dennoch gegenüber den Verwaltungen höchst (kosten)-kritisch auftreten («typisch Beamter»).
Schlanke Verwaltungen als Ziel
Den Verwaltungen geht es darum unter Berücksichtigung der aktuellen Gesetzeslage, effizient zu sein, d.h. konkret Verschwendung zu vermeiden, überflüssige Bürokratien abzubauen und administrative Prozesse schlank zu gestalten. Auch geht es im Zuge der Digitalisierung darum, operative Prozesse besser in technischen Infrastrukturen abzubilden. Die übergeordnete Fragestellung dazu lautet, welchen Beitrag die «Neuen Arbeitswelten» leisten können um diesen Anforderungen besser gerecht zu werden?
Bürgernähe vs. Kostendruck
Behörden greifen moderne Management- und Marktprozesse auf, dennoch gibt es Grenzen, Betriebe des öffentlichen Sektors in der genau gleichen Art zu führen wie privatwirtschaftliche Unternehmen. Im selben Masse wie Bürgernähe und damit verbundene Service-Dienstleistungen zunehmen und mit steigenden Ausgaben verbunden sind, muss auf der anderen Seite gespart werden. Wir wollen eine Netzwerk-Plattform bieten und diesen Spagat beleuchten in dem sich kantonale und städtische Verwaltungen befinden, den Austausch zwischen Entscheidungs-Persönlichkeiten fördern und zukunftsgerichtete und gleichzeitig bedarfsgerechte Ansätze aus dem Workspace Design und Lean- und Change-Management gemeinsam diskutieren.
Führung als wichtige Kenngrösse
Führungsprozesse sind so elementar, dass sie über Projekte gesteuert werden. Auch hier gilt der Fokus Mensch. Räume müssen eine optimale Infrastruktur bieten, damit die darin stattfindenden Prozesse gut erfüllt werden können. Der Anspruch und die Herausforderung im Bereich von Verwaltungen besteht vor allem darin, das vorhandene Silodenken – bedingt durch sehr heterogene Anspruchsgruppen und Aufgaben – ein Stück weit aufzubrechen und die vorhandenen unterschiedlichen Perspektiven unterschiedlicher Departements zumindest ein Stück weit und auf gewisse Themen bezogen, zu vereinheitlichen.
Mobil-Flexible Arbeitsmodelle?
Welche Aufgaben sind innerhalb mobilflexibler Arbeitsmodelle auch in Verwaltungen möglich, und wie kann bei den Mitarbeitenden ein Verständnis für hieraus resultierende Ungleichheiten geschaffen werden? Hierarchien sollten nicht für Privilegien ausgenutzt werden. Die Führungskraft sollte sichtbar sein in den Neuen Arbeitswelten und keine Sonderregelungen für sich beanspruchen. Das mittlere Management fällt weg. Status Symbole mit Einzelbüros und spezifische Ansprüche müssen aufgegeben werden. Ein Umzug ist immer auch ein Stück weit eine Verwaltungs Re-Organisation.
Auf dem Weg zur modernen Arbeitswelt
Es gibt Entscheidungsträger die nur bis zu den nächsten Wahlen denken. Und im Kontext zu Wahlen werden Diskussionen völlig anders geführt. Es gibt nicht nur Erwartungen der Öffentlichkeit an Verwaltungen, sondern auch seine Rolle als Arbeitgeber wird immer wichtiger. Es soll modern sein und mehr Selbstbestimmung und Flexibilität gewähren.
Expertenaustausch öffentliche Hand
Am Mittwoch, den 20. Juni 2018 fand der 1. Expertenaustausch mit Akteuren der öffentlichen Hand bei Witzig The Office Company in Zürich statt. Kern der Gespräche waren die vielfältigen und teils widersprüchlichen Anforderungen die an Verwaltungs-Institutionen gestellt werden. Seien es Kosteneffizienz und zunehmender Dienstleistungs-Anspruch der Bürger einerseits oder Flexibilität versus politischer Entscheidungswege andererseits. Es wurden Beschleuniger und Hemmnisse der Veränderungskultur diskutiert und worin Entscheider in diesen Change Prozessen Orientierung finden.