Büro neu gedacht: Moderne Arbeitswelten bei Baloise in Bern

Auf Basis einer umfassenden Bedürfnisanalyse entwickelte das Witzig-Team ein massgeschneidertes Multi-Zonen-Bürokonzept: Home-Bases für alle Teams, offene Kollaborationsbereiche, Fokusräume für konzentriertes Arbeiten und einen einladenden Kundenbereich. Moderne Sitzungszimmer und eine Community-Zone fördern zudem die Interaktion und ergänzen das dynamische Arbeitsmodell. Das unverwechselbare Farbkonzept spiegelt das vor zwei Jahren neu eingeführte Corporate Design der Baloise wider und setzt markante farbliche Akzente.

Die Akzeptanz der Mitarbeitenden, eine der grössten Herausforderungen bei der Einführung eines neuen Arbeitsmodells, wurde durch eine enge Begleitung im Change-Prozess sichergestellt. Durch die intelligente Flächennutzung konnte die Mietfläche um 40% reduziert werden, ohne die Arbeitsqualität zu beeinträchtigen. Im technischen Bereich wurden bauliche Massnahmen ergriffen, die zu einer Reorganisation der Haustechnik und Infrastruktur führten.

Das Projekt Baloise zeigt, wie durchdachte Büroplanung, die Verbindung von Markenidentität und moderner Arbeitsplatzgestaltung sowie gezieltes Change-Management zu einer inspirierenden, effizienten und zukunftsfähigen Arbeitsumgebung führen. Witzig The Office Company konnte mit seiner Expertise in den Bereichen Consulting, Design & Mobiliar, bauliche Umsetzung und Change-Management eine massgeschneiderte Lösung für Baloise realisieren – und das Unternehmen mit einer modernen, flexiblen Arbeitswelt nachhaltig überzeugen.

Ausgangslage: Individuelle Flächenkonzepte für verschiedene Bedürfnisse

Mit der zunehmenden Nutzung von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen wurde die bestehende Bürofläche am Standort Bern für die rund 75 Mitarbeitenden zu umfangreich. Ein neues Bürokonzept sollte aber nicht nur die Mietfläche reduzieren, sondern auch die Interaktion zwischen den Teams sowie mit der Kundschaft stärken, die Unternehmenskultur von Baloise widerspiegeln und eine zukunftsfähige, flexible Arbeitsumgebung schaffen. Witzig The Office Company wurde beauftragt, die 1.300 m² Bürofläche in ein modernes Home-Based-Working-Konzept zu überführen und gleichzeitig die Arbeitsplatzqualität zu optimieren.

Projektziele für ein modernes Arbeitsumfeld

• Flächenreduktion: Verkleinerung der Bürofläche um 40% von 1300 m² auf 800 m² durch eine optimierte Flächennutzung. 
• Flexibles Arbeiten: Einführung eines Flex-Office-Konzepts mit Home-Bases, ohne fixe Arbeitsplätze. 
• Austausch & Rückzug: Gestaltung offener Arbeitsbereiche zur Förderung der teamübergreifenden Zusammenarbeit sowie Schaffung von Rückzugsräumen für konzentriertes Arbeiten und vertrauliche Gespräche. 
• Bedürfnisanalyse & Change-Management: Evaluierung der Anforderungen der Mitarbeitenden und Begleitung bei der Umstellung auf das neue Arbeitsmodell. 
• Kundenzone: Neugestaltung des Empfangsbereichs für eine moderne, professionelle Kundeninteraktion aufgrund erhöhter Nachfrage nach Inhouse-Beratungsgesprächen. 
• Austausch & Interaktion: Eine Community-Zone für Kaffee- und Mittagspausen sowie einem Loungebereich fördert die Begegnung unter den Mitarbeitenden. Dank flexiblem Mobiliar können abends Netzwerkveranstaltungen für externe Gäste stattfinden.

Umsetzung einer Multi-Zonen-Bürogestaltung 

Die Planung von Witzig basierte auf einer detaillierten Analyse der Büroflächennutzung und den Bedürfnissen der Teams. Um die offene und kollaborative Baloise-Kultur räumlich abzubilden, wurde ein Multi-Zonen-Konzept mit klar definierten Bereichen geschaffen. Home-Bases bieten den Teams eine feste Anlaufstelle, Fokuszonen mit Rückzugsmöglichkeiten ergänzen das Arbeitsumfeld. In den Teamzonen wird interdisziplinäre Zusammenarbeit gefördert, während Besprechungsräume in unterschiedlichen Grössen eine strukturierte Meeting-Kultur unterstützen. Eine gemütliche und grosszügige Community-Zone mit Esstischen und Loungebereich schafft Raum für Begegnung und Pausen für die Mitarbeitenden.

Ein besonderes Augenmerk lag auf der Gestaltung der Kundenzone. Da immer mehr Beratungsgespräche in den Büroräumlichkeiten stattfinden, wurde dieser Bereich so konzipiert, dass er eine professionelle, einladende Atmosphäre schafft. Ein zentraler Empfangsbereich, moderne Besprechungsräume und eine flexible Lounge im Wartebereich sorgen für ein positives Kundenerlebnis und machen die Marke Baloise erlebbar.

Neben der neuen Flächenstruktur wurden auch technische und bauliche Anpassungen vorgenommen. Die gesamte Haustechnik wurde überarbeitet, um die veränderten Anforderungen an Beleuchtung, Lüftung und Akustik zu erfüllen, bestehende Möbel, wo möglich, wiederverwendet und durch neue, flexible Möblierung ergänzt, um eine nachhaltige und wirtschaftliche Lösung zu schaffen. 

Ein integraler Bestandteil des Projekts war das Change-Management. Mitarbeitende wurden frühzeitig in den Veränderungsprozess eingebunden, um Bedenken und Unsicherheiten zu adressieren. Durch Workshops, Informationsveranstaltungen und kontinuierlichen Austausch konnte eine hohe Akzeptanz für das neue Arbeitsumfeld erreicht werden. 

Ergebnis: Mehr Flexibilität und effizientere Flächennutzung 

Durch das neue Arbeitsplatzkonzept konnte die Mietfläche um 40% reduziert werden, ohne die Arbeitsplatzqualität zu beeinträchtigen. Die klar strukturierten Zonen bieten Raum für Austausch und fokussiertes Arbeiten. Die rege Nutzung der offenen Begegnungszonen und insbesondere der Community-Bereiche zeigt, dass sich die Mitarbeitenden mit der neuen Umgebung identifizieren und die moderne Arbeitsweise aktiv annehmen. 

Wichtige Erfolgsfaktoren waren die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, die intelligente Nutzung bestehender Ressourcen sowie die durchdachte technische und logistische Umsetzung. Die neue Bürogestaltung ermöglicht ein flexibles, zukunftsorientiertes Arbeiten und stärkt gleichzeitig die Unternehmenskultur von Baloise. 

Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie mit einer strategischen Flächennutzung, nachhaltigem Design und einer gezielten Change-Begleitung ein inspirierendes, effizientes Arbeitsumfeld geschaffen werden kann. Witzig The Office Company konnte mit seiner Expertise in Büroplanung, Möblierung und Change-Management eine massgeschneiderte Lösung realisieren, die den modernen Anforderungen an Flexibilität und Zusammenarbeit gerecht wird. Ein attraktiver, moderner Arbeitsplatz, der einen klaren Mehrwert für die Mitarbeitenden, das Unternehmen und die Kundschaft bietet.