Modernes Multispace-Bürokonzept bei Ringier Medien Schweiz

Projektziel war die effiziente Flächennutzung und ein modernes Bürokonzept, die Aufgabenstellung umfasste eine Bedürfnisanalyse, ein Design- und Möblierungskonzept mit neuen und bestehenden Elementen, die Reduktion der Mietfläche sowie die Begleitung der Mitarbeitenden im Change-Prozess. Zudem sollten Umzug und Logistik organisiert werden. Dieser wurde etappenweise geplant, um redaktionelle Abgabetermine zu berücksichtigen. Die enge Abstimmung zwischen Bau, Change-Management, IT und Umzugsteams sicherte dabei einen reibungslosen Ablauf.

Flexible Arbeitswelten durch Desk-Sharing: Basierend auf einer detaillierten Analyse – inklusive Befragung der Mitarbeitenden – entwickelte das Witzig-Team ein offenes Multispace-Konzept, das 477 flexible Arbeitsplätze, Rückzugsorte und Begegnungszonen kombiniert, um Kreativität und Austausch zu gewährleisten, während flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten gefördert wird. Mit modernster Technik ausgestattete Sitzungszimmer, Desk-Sharing mit Clean-Desk-Policy und einheitliche Stauraummöbel verbessern gleichzeitig Effizienz und Struktur. Dabei konnte die Mietfläche um 26 Prozent reduziert werden.

Dieses Projekt zeigt, wie eine intelligente Büroplanung mit optimierter Flächennutzung, nachhaltige Arbeitsplatzgestaltung und modernes Change-Management zu einer zukunftsfähigen, effizienten und inspirierenden Arbeitswelt beitragen können. Witzig The Office Company bewies seine Stärke in den Bereichen Consulting, Design & Mobiliar, Umzugsplanung und Change-Management – und stellte den Kunden mit einem modernen, zukunftsorientierten Arbeitsumfeld rundum zufrieden.

Ausgangslage: Effiziente Flächennutzung gewünscht

Wie viel Bürofläche wird tatsächlich benötigt, um den Betrieb von Ringier Medien Schweiz effizient zu gestalten, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern? Neben einer effizienten Flächennutzung sollte das neue Bürokonzept gelichzeitig die Markenidentität der einzelnen Medienmarken stärken. Witzig The Office Company wurde beauftragt, die bestehenden 8.500 m² Bürofläche in eine moderne Multispace-Arbeitsumgebung mit 477 flexiblen Arbeitsplätzen, Begegnungszonen und Rückzugsbereichen umzuwandeln – und dabei die Mietfläche nachhaltig zu reduzieren.

Projektziele für zeitgemässes New Work

• Flächenreduktion: Verkleinerung von drei auf zwei Etagen mit 26 % weniger Mietfläche.
• Desk-Sharing: Einführung eines Shared-Desk-Modells sowie Clean-Desk-Policy für 477 Arbeitsplätze.
• Möblierungskonzept: Design und Planung einer neuen Möblierung unter Einbezug von bestehendem Mobiliar wie Bürotische, Bürostühle und USM-Möbeln.
• Bedürfnisanalyse: Umfassende Ermittlung der Anforderungen der Mitarbeitenden durch Umfragen und Analysen.
• Change-Management: Begleitung der Mitarbeitenden im Veränderungsprozess sowie aktive Unterstützung bei Bedenken und Unsicherheiten.
• Austausch & Begegnung: Gestaltung von offenen und geschlossen Begegnungszonen zur Förderung der teaminternen und teamübergreifenden Zusammenarbeit.
• Markenidentität stärken: Anpassung des Raumkonzepts an die spezifischen Bedürfnisse der einzelnen Medienmarken im Verlagshaus.
• Umzugsplanung: Sicherstellen eines reibungslosen Ablaufs der Umzugslogistik.

Umsetzung der modernen Bürogestaltung

Auf Basis der Analyse, die eine Arbeitsplatznutzung von nur 30% ergab, wurde ein innovatives Desk-Sharing-Modell mit Clean-Desk-Policy eingeführt. Die Quote wurde auf 0,5 für Ringier Medien Schweiz und 0,7 für Ringier Advertising festgelegt, um den unterschiedlichen Unternehmenskulturen und Anwesenheitsmustern gerecht zu werden.

Um die klare Identität der Einzelmarken wie «Handelszeitung», «Beobachter» oder «Schweizer Illustrierte» zu stärken, wurden spezifische Bereiche mit Wiedererkennungswert geschaffen. Zudem wurde die umfassende Ringier-Kunstsammlung und die bereits bestehenden Wandfarben im Corporate Design von Ringier in das Designkonzept integriert.

Auch architektonische Anpassungen spielten eine zentrale Rolle: Rund 15 Einzelbüros wurden gezielt für vertrauliche Arbeiten eingerichtet, insbesondere für die Geschäftsleitung, die Chefredakteure und die Assistenz der Geschäftsleitung. Gleichzeitig entstanden diverse Sitzungszimmer in unterschiedlichen Grössen. Eine zentrale Bistro-Zone mit einer beeindruckenden Green Wall als Highlight bietet Raum für Austausch und gemeinsame Pausen bei Ringier Advertising.

Ein zentraler Bestandteil des Projekts war die Möblierung und Stauraumgestaltung. Bestehende Möbel, darunter Bürotische und Bürostühle, wurden geprüft und grösstenteils weiterverwendet. Besonders USM-Möbel wurden neu zusammengesetzt und fungieren nun als Raumtrenner oder Nischenlösungen. Zusätzlich wurden Rückzugs- und Telefonboxen installiert, um flexible Arbeitsmöglichkeiten zu schaffen.

Im ganzen Prozess spielte das Change-Management eine entscheidende Rolle. Die Mitarbeitenden wurden durch Informationsveranstaltungen und Befragungen aktiv in den Prozess eingebunden. Potenzielle Ängste oder Widerstände konnten so frühzeitig erkannt und gezielt adressiert werden. Der Umzug erfolgte in mehreren Phasen, begleitet von einer engen Abstimmung zwischen allen Beteiligten, um eine termingenaue Umsetzung zu gewährleisten.

Die Planung von Witzig The Office Company umfasste die Koordination von Neumöbellieferungen, IT-Installationen und der gesamten Umzugslogistik, um einen reibungslosen Übergang in die neue Büroumgebung sicherzustellen. Dank einer strukturierten Organisation konnte der Übergang in die neue Arbeitswelt effizient gestaltet werden, sodass alle Arbeitsabläufe nach der Neugestaltung nahtlos weitergeführt werden konnten.

Resultat mit mehr Flexibilität und weniger Fläche

Durch die Wiederverwendung von bestehendem Büromobiliar konnten sowohl Kosten gesenkt als auch die Umweltbelastung reduziert werden. Gleichzeitig führte das eingeführte Desk-Sharing-Modell zu einer effizienteren Flächennutzung und erhöhter Flexibilität im Arbeitsalltag. Jedes Team erhielt einen individuell gestalteten Arbeitsbereich, der ihre Markenidentität widerspiegelt und eine optimale Arbeitsatmosphäre schafft.

Mehrere Erfolgsfaktoren trugen zu einem reibungslosen Projektverlauf bei: Die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden durch Umfragen und Gespräche sowie ihre aktive Beteiligung am Change-Prozess sorgten für eine hohe Akzeptanz der Neuerungen und Zufriedenheit mit dem Resultat. Das flexible Desk-Sharing-Modell optimierte die Nutzung der Büroflächen, während die Integration bestehender Ressourcen Kosten sparte und nachhaltiges Wirtschaften förderte. Eine durchdachte Umzugskoordination ermöglichte zudem eine schnelle Wiederaufnahme der Arbeit und einen reibungslosen Übergang in die neue Bürowelt.

Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie mit durchdachter Planung, nachhaltiger Ressourcennutzung und die aktive Einbindung der Mitarbeitenden eine moderne, effiziente und inspirierende Arbeitsumgebung geschaffen werden kann.

Projektteam

Analyse & Consulting: Rebecca von Cranach

Consulting & Change-Management: Fabienne Schanné

Planung: Dominik Graf

Externe Bauleitung: Tobias Brauchli, Brauchli + Partner AG

Möbelplanung: Daniel Weber, Andrea Salemi

Umzug: Daniel Schmidt, David Ivankovic

Architektur & Design: Renato Kessi, Dominik Graf