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Büroanalyse – der erste schritt zur veränderung

Mit einer Büroanalyse wird die Arbeitsumgebung in einem Büro untersucht und bewertet. Unser Ziel dabei ist immer, die Bedingungen so zu optimieren, dass die Mitarbeitenden ein effizientes, produktives und angenehmes Arbeitsumfeld haben. Dabei gehen wir sehr ganzheitlich vor und beleuchten verschiedenste Aspekte.

Ein Grundbaustein für uns ist, die Unternehmenskultur, die Arbeitsatmosphäre und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen. Denn eine Büroumgestaltung ist nur dann wirkungsvoll, wenn sie mit der Kultur und den Menschen, die dort arbeiten, kompatibel ist. Neben den kulturellen Aspekten analysieren wir die konkreten Arbeitsabläufe, die Raumgestaltung und die technische Ausstattung. Dabei prüfen wir, wo Zeitverschwendungen minimiert und Prozesse optimiert werden können. Natürlich nehmen wir auch die Ergonomie der Arbeitsplätze in den Fokus, die ein zentraler Hebel ist, um die Gesundheit am Arbeitsplatz zu fördern.

Ein weiterer wichtiger Teil der Analyse ist den Raum als Ganzes zu betrachten: Wie werden die Flächen genutzt und aufgeteilt? Wie macht die Anordnung der Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche am meisten Sinn? Wie kann der Raum effektiv genutzt und eine angenehme Atmosphäre geschaffen werden? Dabei prüfen wir auch die Kommunikationswege, die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen und die Interaktion zwischen den Mitarbeitenden. Ein wichtiger Aspekt, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu erleichtern.

Auf Basis der Büroanalyse können wir die Planung angehen und gemeinsam mit dir die passenden Veränderungsschritte definieren.

6 Arbeitsphasen der Büroanalyse

Eine Analyse umfasst verschiedene Bestandteile und Arbeitsschritte, um die Arbeitsumgebung in einem Büro zu überprüfen und zu optimieren. Folgend einige wichtige Aspekte:

  • Zieldefinition: Gemeinsam legen wir zuerst die Ziele der Büroanalyse fest (z. B. Effizienzsteigerung, Ergonomieverbesserung oder Raumoptimierung).
  • Planung: Dann definieren wir die Vorgehensweise, Ressourcen und den Zeitrahmen für die Analyse.
  • Dokumentenanalyse**: Zur Planung gehört auch eine erste Analyse von Arbeitsanweisungen, Organigrammen und anderen relevanten Dokumenten.

  • Beobachtung: Wir beobachten die Arbeitsabläufe, Kommunikationswege und Raumnutzung.
  • Interviews: Um die verschiedenen Bedürfnisse und Anforderungen zu verstehen, führen wir Gespräche mit Mitarbeitenden.
  • Dokumentenanalyse**: Zusätzlich prüfen wir Arbeitsanweisungen, Organigramme und andere relevante Dokumente.

  • Typenbestimmung: Mithilfe einer Online-Befragung erfassen wir die Tätigkeiten und Mobilitätsmuster aller Mitarbeitenden.
  • Infrastruktur: Wir ermitteln die individuellen Bedürfnisse, die bei der Planung der Arbeitsplätze berücksichtigt werden müssen.
  • Beteiligung: Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich einzubringen und ihren zukünftigen Arbeitsplatz aktiv mitzugestalten.

  • Analyse der Kommunikationswege: Wir untersuchen den Informationsfluss im Büro und wie kommuniziert wird.
  • Technische Ausstattung: Wir prüfen die Verfügbarkeit von Computern, Telefonen, Druckern und anderen Geräten.

  • Arbeitsabläufe:  Wir identifizieren und bewerten die einzelnen Arbeitsschritte.
  • Zeit- und Ressourcenmanagement: Wir analysieren die Zeit, welche für verschiedene Aufgaben benötigt wird, sowie die Ressourcenverwendung.

  • Feedback einholen: Die Beteiligung der Mitarbeitenden ist zentral, um auch ihre Meinungen und Vorschläge zu berücksichtigen.
  • Veränderungsmanagement: Zum Schluss folgt die Planung und Umsetzung von Veränderungen basierend auf den Analyseergebnissen.

6 Vorteile der büroanalyse

Wieso in eine Büroanalyse investieren? Folgende Punkte zeigen, dass es sich kurz- sowie langfristig lohnt.

Durch die Analyse der Arbeitsabläufe und Raumgestaltung können ineffiziente Prozesse identifiziert und optimiert werden. Dies führt zu einer höheren Produktivität, Zeitersparnis und letztlich auch zu Kosteneinsparungen.

Die Büroanalyse berücksichtigt ergonomische Aspekte. Gut gestaltete Arbeitsplätze tragen zu einer höheren Gesundheit und einem besseren Wohlbefinden der Mitarbeitenden bei.

Die Analyse hilft, den verfügbaren Raum effektiv zu nutzen. Dies kann zu Kosteneinsparungen führen, indem unnötige Flächen reduziert werden.

Die Analyse hilft, Schwachstellen in den Kommunikationswegen oder Interaktionen zwischen den Mitarbeitenden zu identifizieren. Dadurch können die Zusammenarbeit und der Informationsfluss nachhaltig verbessert werden.

Ein gut gestaltetes Büro trägt zu einer positiven Arbeitskultur bei. Zufriedene Mitarbeitende sind motivierter und leisten bessere Arbeit.

Die Ergebnisse der Büroanalyse haben langfristigen Nutzen. Ein optimiertes Büro bleibt über Jahre hinweg bestehen und ist der Grundbaustein, für eine gute und effiziente Arbeitsatmosphäre.

FAQ

Hast du ungeklärte Fragen oder bist du unschlüssig? Vielleicht hilft dir unser FAQ weiter. Für alles Weitere freuen wir uns auf deine Kontaktaufnahme und ein unverbindliches Erstgespräch!

Die Dauer einer Büroanalyse ist stark projektbezogen und hängt vom gewünschten Detaillierungsgrad und Output ab. Es ist auf jeden Fall immer eine gewisse Vorlaufzeit zur Vorbereitung einzurechnen.

  • Detaillierte Analyseberichte: Wir fassen die Büroanalyse in einem umfassenden Bericht zusammen. Dieser enthält die Ergebnisse der Untersuchung, die identifizierten Probleme, Empfehlungen und mögliche Lösungsansätze.
  • Kommunikationsstrategien: In der Analyse können wir dir Empfehlungen zur Verbesserung der Kommunikationswege und -mittel im Büro geben. Dies kann die Einrichtung von Besprechungsräumen, die Nutzung von digitalen Tools oder die Förderung von informellen Gesprächen betreffen.
  • Empfehlungen zur Arbeitskultur und Mitarbeiterbeteiligung: Die Analyse kann auch auf organisatorische Aspekte eingehen, wie z. B. die Förderung einer positiven Arbeitskultur, die Einbeziehung der Mitarbeitenden in Entscheidungsprozesse und die Schaffung eines angenehmen Arbeitsumfelds.

Erfahrung und Expertise:

  • Wir verfügen über umfangreiche Erfahrung in der Analyse und Begleitung in der physischen Optimierung.
  • Wir haben ein tiefes Verständnis für die Anforderungen moderner Arbeitsumgebungen und können fundierte Empfehlungen geben.

Individuelle Lösungen:

  • Wir berücksichtigen die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen deines Unternehmens.
  • Wir bieten massgeschneiderte Lösungen, die auf die Kultur, die Arbeitsprozesse und die Mitarbeiter abgestimmt sind.

Kreativität und Innovation:

  • Wir denken ausserhalb der Box und bringen kreative Ideen ein.

Ganzheitlicher Ansatz:

  • Wir betrachten nicht nur die physische Gestaltung, sondern auch die organisatorischen und kulturellen Aspekte.
  • Wir berücksichtigen die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sowie die Effizienz der Arbeitsabläufe.

Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit:

  • Wir denken langfristig und berücksichtigen zukünftige Entwicklungen und Veränderungen.