Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren rasant verändert: Hybride Modelle, Fachkräftemangel und neue Erwartungen der Mitarbeitenden stellen das klassische Büro grundlegend infrage. Gleichzeitig wird der physische Arbeitsplatz als Ort der Begegnung, Identifikation und Zusammenarbeit wichtiger denn je. Wer heute ins Büro kommt, tut das nicht, weil er „muss“, sondern weil es sich lohnt.

Für Unternehmen bedeutet das: Büroflächen dürfen nicht länger als reine Kostenstelle verstanden werden, sondern als strategisches Instrument für Kultur, Produktivität und Arbeitgeberattraktivität. Für 2026 zeichnen sich Fokusthemen ab, die Unternehmen jetzt im Blick haben sollten – damit sie ihre Arbeitswelten Schritt für Schritt zukunftsfähig machen können.

Office Home: Das Büro als Lieblings- und Erlebnisort

Wer heute Menschen ins Büro holen will, muss mehr bieten als einen Schreibtisch: Das Büro wird nicht mehr genutzt für Kollaboration, sondern zum „Office Home“, einem Ort mit Hospitality-Charakter, an dem man sich genauso wohlfühlen soll wie im Lieblingshotel oder Wohnzimmer.

Lounge-Zonen, Fitnessräume, kleine Wellness-Bereiche oder Gaming Areas sind dabei kein „Nice-to-have“ mehr, sondern konkrete Anreize, die Mitarbeitende freiwillig kommen lassen. Entscheidend ist ein Ambiente, das Emotionen weckt, Zugehörigkeit schafft und Erlebnisse bietet, die man im Homeoffice so nicht bekommt – sei es durch besondere Materialien, Farben, Gastronomieangebote oder kuratierte Begegnungszonen. Das Büro wird vom Pflichtort zum Lieblingsort.

Neuroästhetik: Vom starren Einheitsbrei zu flexiblen Individuallösungen

Zugewiesene Arbeitsplätze haben im Zuge hybrider Arbeitsformen an Bedeutung verloren. Stattdessen entstehen dynamische Arbeitswelten, die sich nach Tätigkeit und Mensch ausrichten – Neurodiversität und Biorhythmus sind nur zwei Beispiele von Faktoren, die zeigen, wie unterschiedlich Menschen Räume wahrnehmen, nutzen und für sich brauchen.

Neuroästhetisches Placemaking rückt dabei in den Fokus: Räume werden so gestaltet, dass sie unsere Wahrnehmung, unser Wohlbefinden und unsere Arbeitsroutine positiv beeinflussen.

So kann laut Human Spaces – The Global Impact of Biophilic Design in the Workplace unsere Leistungsfähigkeit durch natürliche Elemente wie Sonne und Begrünung in Innenräumen um 6 % gesteigert werden. Gleichzeitig steigen Kreativität und Wohlbefinden um 15 % an.

Viel Tageslicht, Pflanzen, Holz sowie natürliche Farben und Materialien nehmen nicht die Rolle von Deko, sondern die eines zentralen Gestaltungsmittels ein.

Damit diese Räume mit der Organisation mitwachsen können, werden Services wie Furniture as a Service (FaaS) und modulare Set-ups immer wichtiger: Möbelkonfigurationen lassen sich je nach Teamgrösse, Projekt oder Nutzung mit wenigen Handgriffen anpassen. Aus starren Arbeitsplatzreihen werden lebendige Raumlandschaften, in denen jede Person den Ort findet, an dem sie ihr Potenzial am besten entfalten kann.

Nachhaltigkeit: Vom Buzzword zur Pflichtaufgabe

Der Verbrauch von Ressourcen, Energie und Flächen macht das Thema Nachhaltigkeit unvermeidlich. Zwar ist laut dem Statusbericht der Schweizer Kreislaufwirtschaft 2024 der Anteil der Unternehmen mit einer  starken Umsetzung von Kreislaufaktivitäten bei 10%, immerhin hat aber jedes vierte Unternehmen das Konzept der Kreislaufwirtschaft in seiner Strategie verankert. Angesichts der Prognose, dass sich der weltweite Materialverbrauch bis 2060 gegenüber 2011 verdoppeln wird, ist der Wandel hin nachhaltigen Lösungen essenziell. Büroeinrichtungen und Raumkonzepte werden daher mehr und mehr danach bewertet werden, wie langlebig, reparierbar und kreislauffähig sie sind.

Das beginnt bei der Materialwahl und reicht über Refurbishment-Konzepte und zirkuläre Produktdesigns bis hin zu Lösungen, die Energieeinsparungen ermöglichen. Nachhaltigkeit ist damit nicht nur ein Imagefaktor, sondern ein wirtschaftlicher Hebel: Wer seine Bürowelten zukunftsfähig auslegt, reduziert langfristig Kosten, erfüllt regulatorische Anforderungen und wird zugleich als verantwortungsbewusster Arbeitgeber wahrgenommen.

Flächeneffizienz: Weniger Quadratmeter, mehr Wirkung

Steigende Mieten und hybride Arbeitsmodelle machen Flächeneffizienz zu einem zentralen Steuerungshebel. In einer ifo Konjunkturumfrage 2024 planten 12,6% der Grossunternehmen eine Verkleinerung der Bürofläche, gesamtwirtschaftlich lag der Prozentsatz bei 8,3%. Es geht nicht mehr darum, möglichst viele Arbeitsplätze unterzubringen, sondern die vorhandene Fläche intelligent zu nutzen.

Dafür braucht es zwei Dinge: ein kluges, nutzungsorientiertes Konzept und verlässliche Daten. Wer weiss, wann wie viele Mitarbeitende tatsächlich vor Ort sind, kann mit genügend – aber eben nur so vielen wie nötig – Arbeitsplätzen planen. Durch geteilte Nutzung, Buchungssysteme und multifunktionale Zonen (z. B. Raum als Projektzone, später als Workshopfläche) wird jeder Quadratmeter bewusster eingesetzt. So wird Bürofläche vom Fixkostenblock zum wirkungsvollen Investment in Zusammenarbeit, Fokusarbeit und Kultur.

Das Ganze lässt sich sogar beziffern: Laut Deloitte ermöglichen aktivitätsbezogene Flächenkonzepte die Reduzierung der Fläche pro Person um bis zu 20%, bei gleichzeitiger Erhöhung der Flächenqualität.

Smart Office: Daten als Grundlage für bessere Entscheidungen

Das Smart Office verknüpft all diese Trends miteinander. Sensoren, Buchungstools und vernetzte Systeme liefern in Echtzeit Daten darüber, wie Räume genutzt werden, welche Zonen überlaufen sind und wo Ressourcen verschwendet werden.

Auf dieser Basis lassen sich Layouts, Möblierung und Services laufend verbessern – von der Belegung von Meetingräumen über Temperatur- und Lichtsteuerung bis hin zur Planung zukünftiger Flächenbedarfe. Ein „intelligentes“ Büro erkennt Muster, bevor sie zum Problem werden, und unterstützt Mitarbeitende dabei, schnell den passenden Ort für ihre Aufgabe zu finden. So wird das Office nicht nur smarter, sondern auch menschlicher.

Was Unternehmen jetzt tun können

Die gute Nachricht: Niemand muss sein Büro über Nacht neu erfinden. Entscheidend ist, jetzt bewusst die Weichen zu stellen. Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie wird die bestehende Fläche tatsächlich genutzt? Welche Tätigkeiten finden heute wo statt – und welche sollen in Zukunft verstärkt im Büro stattfinden? Besonders wichtig: die Mitarbeitenden früh einbinden, statt nur „für sie“ zu planen. Ihre Bedürfnisse, Routinen und Pain Points sind die Grundlage jedes gelungenen Konzepts.

Auf dieser Basis können Unternehmen pilotieren, statt zu theoretisieren: einzelne Zonen umgestalten, modulare Set-ups testen, mit biophilen Elementen experimentieren, Daten aus Buchungs- oder Sensorsystemen auswerten und daraus lernen.

Wer Büroflächen heute strategisch denkt, kombiniert drei Perspektiven: die Bedürfnisse der Menschen, die Ziele des Unternehmens und den verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen.